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QMS-Plattform · Kvaltix

Ihr Qualitätsmanagementsystem – ohne Papier und ohne Hektik vor dem Audit.

Die QMS-Plattform Kvaltix: Dokumentation, interne Audits, Korrekturmaßnahmen, Beschwerden, Risiken und Kennzahlen – alles an einem Ort, mit KI-Unterstützung und Audit-Trail für jeden Schritt. Entwickelt aus 17 Jahren praktischer ISO-Beratung.

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✓ Gehostet in der EU✓ AES-256-verschlüsselte Backups✓ MFA-Anmeldung✓ Export ohne Anbieterbindung

Was ist ein QMS

Ein QMS ist ein Qualitätsmanagementsystem. Die Plattform ist der Ort, an dem es lebt.

Ein QMS (Qualitätsmanagementsystem) ist die vereinbarte Art, wie ein Unternehmen seine Prozesse und Verantwortlichkeiten festlegt, Dokumente, Audits, Fehler und Risiken lenkt und seine Arbeit so verbessert, dass Produkte und Dienstleistungen die Erwartungen der Kunden beständig erfüllen. Der am weitesten verbreitete Rahmen dafür ist die ISO 9001.

Die QMS-Plattform Kvaltix ist die Software, in der dieses System lebt: Dokumente, Audits, Maßnahmen, Risiken und Kennzahlen an einem Ort, mit Erinnerungen und Audit-Trail – statt Ordnern, Tabellen und E-Mails.

Der Alltag ohne Plattform

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Tabellen und Ordner QMS-Plattform Kvaltix
Die aktuelle Version eines Dokuments finden Suche in E-Mails und gemeinsamen Ordnern – oft mit der falschen Version als Ergebnis Eine gültige Version, für alle mit Zugriffsrechten verfügbar
Vorbereitung auf ein Audit Eine Woche Nachweise aus Tabellen und Ordnern zusammensuchen Audit-Trail in Sekunden als PDF exportiert
Kenntnisnahme durch Beschäftigte Unterschriftenlisten auf Papier, die verloren gehen Automatische Verfolgung und Erinnerungen, jederzeit nachweisbar
Korrekturmaßnahmen In einer separaten Tabelle, die niemand pflegt Ein lebender Ablauf mit Erinnerungen und Wirksamkeitsprüfung
Managementbewertung Kennzahlen manuell aus mehreren Quellen sammeln Ein Dashboard, das in Echtzeit bereitsteht

Sechs Kernmodule

Jedes Modul löst seine eigene Aufgabe.

ISO 9001 · 7.5

Dokumentation und Versionierung

Jedes Dokument durchläuft einen Freigabeweg, der auf Ihre Organisationsstruktur abgestimmt ist. Haupt- und Nebenversionen (1.0 → 1.1 → 2.0) trennen redaktionelle Korrekturen von inhaltlichen Änderungen – bei Letzteren wird die Kenntnisnahme automatisch zurückgesetzt und alle Beschäftigten bestätigen erneut.

  • Freigabewege nach Rolle und Organisationseinheit
  • Automatische Erinnerungen vor dem Überprüfungstermin
  • Übernahme von Altversionen aus dem bisherigen System
  • Audit-Trail jeder Änderung, mit einem Klick als PDF
ISO 9001 · 9.2

Interne Audits mit KI-Diktat

Während des Audits diktieren Sie Feststellungen in Ihr Telefon – die KI macht daraus einen strukturierten Eintrag, formuliert nach den Anforderungen der Norm und dem richtigen Abschnitt zugeordnet.

  • Auditplanung nach dem Auditprogramm
  • Fragenkataloge je Norm, Feststellungen mit Fotonachweis
  • Direkte Verknüpfung von der Feststellung zur Korrekturmaßnahme (CAPA)
  • Historie aller Audits für Trendanalysen
ISO 9001 · 10.2

CAPA – Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen

Ein Ablauf in vier Schritten – Feststellung, Ursachenanalyse, Maßnahme, Wirksamkeitsprüfung – mit Fotonachweisen vor, während und nach der Umsetzung. Keine Maßnahme geht in E-Mails oder Notizbüchern verloren.

  • Fotodokumentation in jeder Phase
  • Automatische Erinnerungen an Verantwortliche und Leitung
  • Ursachenanalyse nach einer Standardmethode
  • Wirksamkeitsprüfung vor dem Abschluss
ISO 9001 · 9.1.2

Kundenbeschwerden

Der vollständige Zyklus der Beschwerdebearbeitung – vom Eingang bis zum Abschluss – mit Auswertung der Reaktionszeiten. Die Leitung sieht, wo sich Beschwerden häufen, bevor ein systemisches Problem entsteht.

  • Nummer, Frist und Verantwortliche für jede Beschwerde
  • Verfolgung der Reaktionszeiten gegenüber internen Zielen
  • Korrekturmaßnahme direkt aus der Beschwerde
  • Trends nach Art, Quelle und Schweregrad
ISO 9001 · 9.1.3

Kennzahlen und Ziele

Ein Dashboard mit Leistungskennzahlen, das sich aus allen Modulen selbst befüllt – ohne manuelles Zusammentragen aus einzelnen Dateien vor jeder Managementbewertung.

  • Eigene Kennzahlen mit Zielen und Schwellenwerten
  • Periodenvergleich und Trends
  • Export für die Managementbewertung (Excel/PDF)
  • Abweichungen vom Ziel sofort sichtbar
KI-Assistent

„Fragen Sie Ihr QMS“ – der KI-Assistent

Statt Ordner zu durchsuchen, fragen Sie in Alltagssprache: „Welche Dokumente regeln die Abfallbehandlung?“ Der Assistent antwortet mit Link zur Quelle. Er schlägt Formulierungen in der Sprache der Norm vor – die Entscheidung trifft ein Mensch.

  • Zusammenfassungen und Zuordnung zu ISO-Abschnitten
  • Versionsvergleich mit Bewertung der Auswirkung
  • Vollständigkeitsprüfung der Dokumentation vor dem Audit
  • Vorschläge für Auditfragen aus früheren Nichtkonformitäten

Alle Module

18 Module und ein KI-Assistent, ein System.

  • Audits

    Interne Audits: Planung, Fragenkataloge je Norm, Feststellungen und Berichte

  • Dokumente

    Dokumentenlenkung, Freigaben, Versionierung und Kenntnisnahme

  • Beschwerden

    Beschwerden von Kunden, Lieferanten und Beschäftigten mit Fristen und Verantwortlichen

  • Maßnahmen (CA/PA)

    Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen mit Wirksamkeitsprüfung

  • Kennzahlen und Ziele

    Kennzahlen mit Zielen und Schwellenwerten, Statusübersicht für die Leitung

  • Infobildschirm

    Kennzahlen und Schwarzes Brett auf einem Bildschirm in der Produktion oder am Empfang

  • Planer

    Alle Fristen an einem Ort: Überprüfungen, Audits, Maßnahmen, Schulungen

  • Lieferanten

    Lieferantenbewertung mit Historie und Klassifizierung

  • Risiken

    Risikoregister, Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, 5×5-Matrix

  • Schulungen

    Schulungsnachweise und Kompetenzmatrix mit Erinnerungen vor Ablauf

  • Ausrüstung

    Messmittel und Arbeitsmittel, Kalibrierung, Prüfungen und Wartung

  • Managementbewertung

    Automatisch zusammengestellte Eingaben, Beschlüsse und Protokoll

  • Nichtkonforme Ergebnisse

    Nichtkonforme Produkte und Dienstleistungen mit ihrer Behandlung

  • Normenübergang

    Übergang eines bestehenden Systems auf eine neue Ausgabe der Norm

  • Normeinführung

    Ein geführter Weg von null bis zur Zertifizierungsreife

  • Rechtskataster

    Ihr Verzeichnis der bindenden Verpflichtungen mit Bewertung der Auswirkung und Nachweisen; die automatische Erkennung von Änderungen ist derzeit für slowenische Rechtsvorschriften verfügbar

  • Umwelt

    Umweltaspekte und -auswirkungen (ISO 14001), Gefahrstoffe

  • Geschäftsprozesse

    Prozesslandkarte, Prozessbeschreibungen (SIPOC) und Ablaufdiagramme

  • KI-Assistent

    Eingabe in Alltagssprache, „Fragen Sie Ihr QMS“, Diktat im Audit, Versionsvergleich

Sicherheit

Daten, denen Sie vertrauen können.

Die Plattform folgt denselben Grundsätzen, die ein Managementsystem verlangt: Nachvollziehbarkeit, Zugriffskontrolle und Nachweis jeder Änderung.

Hosting in der EU

Die Daten werden in Rechenzentren in der EU (Frankfurt) gespeichert.

Verschlüsselung

Täglich verschlüsselte Backups (AES-256) und verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) bei jeder Verbindung.

Zwei-Faktor-Anmeldung

MFA (TOTP) für Benutzer, Zugriff nach Rolle und Organisationsstruktur.

Audit-Trail

Jede Änderung wird protokolliert und ist als PDF exportierbar – bereit für jedes Audit.

Fragen zur Plattform

Bevor Sie eine Demo anfragen.

Wie lange dauert die Einführung der Plattform?

Die Grundeinrichtung (Organisationsstruktur, Import bestehender Dokumente, Benutzer) dauert in der Regel 1–2 Wochen. Ein Massenimport aus Excel- und ZIP-Archiven wird unterstützt.

Was passiert mit unseren bestehenden Dokumenten?

Sie importieren sie als Altversionen – die Plattform behandelt sie als Ausgangspunkt, ab dem die normale Versionierung und der Freigabe-Workflow weiterlaufen.

Ist der KI-Assistent verpflichtend?

Nein. Die KI-Funktionen sind ein eigenes Modul, das Sie für die gesamte Organisation ein- oder ausschalten. Die Plattform funktioniert vollständig ohne sie.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Ausschließlich in der EU (Frankfurt), mit täglich verschlüsselten Backups (AES-256) und Zwei-Faktor-Anmeldung (MFA). Schalten Sie das optionale KI-Modul ein, werden die an den Assistenten gesendeten Texte von einem KI-Anbieter in den USA verarbeitet.

Können wir alle Daten exportieren, wenn wir wechseln?

Ja, jederzeit. Dokumente, Audits und Kennzahlen lassen sich in Standardformaten (PDF, Excel, ZIP) exportieren – ohne Anbieterbindung.

Schluss mit der Suche nach Versionen in E-Mails?

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