Fallstudie · Beispielszenario
Von Ordnern und Tabellen zu einem QMS in vier Wochen
Wie ein Fertigungsbetrieb mit 60 Beschäftigten sein Managementsystem nach ISO 9001 in die QMS-Plattform Kvaltix überführen kann – Woche für Woche, mit den Modulen, die er täglich nutzt.
Beispielszenario. Diese Fallstudie ist ein Beispielszenario auf Grundlage der Demo-Organisation „Musterfirma GmbH“ in der QMS-Plattform Kvaltix, kein namentlich genannter Kunde. Unternehmen, Personen und Daten sind fiktiv; die Ansichten sind echte Ansichten der Plattform mit Beispieldaten. Die Wirkungen sind qualitativ beschrieben – erfundene Zahlen veröffentlichen wir nicht.
Die Ausgangslage
Die Musterfirma GmbH bearbeitet und montiert Metallteile für Industriekunden: 60 Beschäftigte, zwei Produktionshallen, eine Qualitätsbeauftragte, die auch für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA) zuständig ist. Das Unternehmen ist seit mehreren Jahren nach ISO 9001 zertifiziert und bereitet sich auf ISO 14001 vor.
Das System funktioniert, lebt aber an vielen Orten: Verfahren in Ordnern auf einem Dateiserver, die Maßnahmenliste in einer Tabelle, Schulungsnachweise in Ordnern der Personalabteilung, Kalibriertermine im Kalender der Qualitätsbeauftragten. Vor jedem Audit sammelt sie tagelang Nachweise, und zwischen den Audits hat niemand den Überblick, was überfällig ist.
Was am meisten schmerzte
- Drei Versionen derselben Arbeitsanweisung im Umlauf und kein Nachweis, wer die aktuelle gelesen hat.
- Korrekturmaßnahmen, die eröffnet, aber nie auf Wirksamkeit geprüft wurden.
- Fristen für Schulungen und Kalibrierungen, die erst bemerkt wurden, als sie schon verstrichen waren.
- Ein interner Auditbericht, dessen Abtippen nach dem Audit Tage dauerte.
Vier Wochen Einführung
- Woche 1
Struktur und Dokumente
Organisationsstruktur und Benutzer werden angelegt, Beschäftigte in der Produktion ohne E-Mail als Personen ohne Konto ergänzt. Verfahren und Anweisungen werden mit je einer gültigen Version hochgeladen; die Freigabe folgt den Abteilungsleitungen, und für die wichtigsten Anweisungen wird die Kenntnisnahme angefordert.
- Woche 2
Maßnahmen, Beschwerden und Risiken
Offene Maßnahmen werden aus der Tabelle in das Modul Korrekturmaßnahmen übertragen, mit Verantwortlichen, Frist und Wirksamkeitskriterium. Neue Beschwerden werden ab dem ersten Tag im Beschwerderegister erfasst. Das Risikoregister wird in der 5×5-Matrix mit Verantwortlichen und Überprüfungsterminen neu aufgebaut.
- Woche 3
Ausrüstung und Kompetenz
Messmittel und Arbeitsmittel kommen mit ihren Kalibrier- und Prüfterminen in das Ausrüstungsregister; Maschinen erhalten QR-Etiketten für Störungsmeldungen. Schulungskatalog und Anforderungen je Abteilung füllen die Kompetenzmatrix.
- Woche 4
Audit und Managementbewertung
Das erste interne Audit wird im Auditprogramm geplant und mit Fragenkatalog und Feststellungen mit Foto durchgeführt. Die Managementbewertung bezieht ihre Eingaben aus den Modulen, und ein Infobildschirm in der Halle zeigt die Kennzahlen im Vergleich zum Ziel.
So sieht es in der Plattform aus
Module im täglichen Einsatz
Die Module dieses Szenarios; jedes führt zu seiner Seite mit Video und Ansichten.
Wirkungen (qualitativ beschrieben)
- Eine gültige VersionDie Beschäftigten arbeiten nach dem freigegebenen Dokument; die Kenntnisnahme wird je Person erfasst statt auf einer Unterschriftenliste.
- Fristen melden sichKalibrierungen, Schulungen und Fristen von Maßnahmen erscheinen im Planer und erinnern, bevor sie verstreichen.
- Maßnahmen werden mit Nachweis abgeschlossenJede Maßnahme hat ein Kriterium und eine unabhängige Wirksamkeitsprüfung, bevor sie abgeschlossen wird.
- Auditvorbereitung wird RoutineNachweise entstehen bei der Arbeit; Auditbericht, Dokumentenhistorie und Register werden als PDF exportiert.
- Die Leitung sieht den StandDie Managementbewertung erhält ihre Eingaben aus den Modulen statt aus zusammengesuchten Tabellen.