Sicherheit und Compliance

So schützen wir Ihre Daten.

Ein Managementsystem braucht Nachvollziehbarkeit, Zugriffskontrolle und Nachweise für jede Änderung. Die Plattform folgt denselben Grundsätzen. Diese Seite nennt, was umgesetzt ist – nicht mehr.

Hosting in der EU

Die Anwendung und ihre PostgreSQL-Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland).
Hochgeladene Dateien und Exporte werden in Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion gespeichert.
Ihre Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert. Schaltet Ihre Organisation das optionale KI-Modul ein, werden die an den Assistenten gesendeten Texte von einem KI-Anbieter in den USA verarbeitet – darauf wird vor dem Einschalten hingewiesen.

Verschlüsselung bei der Übertragung

Die Plattform wird ausschließlich über HTTPS ausgeliefert; ohne HTTPS kommt keine Sitzung zustande.
Die Sitzung liegt in einem HttpOnly-Cookie, das Skripte auf der Seite nicht lesen können.
Eine Content Security Policy lässt nur Skripte zu, die der Server selbst gekennzeichnet hat.

Nächtliche verschlüsselte Backups

Jede Nacht wird die Datenbank exportiert, komprimiert und verschlüsselt (AES-256-GCM) in einem separaten Speicher in der EU abgelegt.
Hochgeladene Dateien werden inkrementell in den Backup-Speicher kopiert; Löschungen werden nie übertragen, sodass ein gelöschtes Dokument wiederhergestellt werden kann.
Die Backups laufen mit einem separaten Zugangsschlüssel, den die Anwendung nicht hat – eine kompromittierte Anwendung kann sie nicht löschen.
Aufbewahrung: 7 tägliche, 4 wöchentliche und 12 monatliche Kopien.

Geprüfte Wiederherstellung

Zweimal im Jahr läuft automatisch eine Wiederherstellungsübung: Das neueste Archiv wird entschlüsselt, in eine temporäre Datenbank wiederhergestellt und geprüft.
Verschlüsselte Archive sind authentifiziert: Ein verändertes Byte wird erkannt, und die Wiederherstellung bricht ab, statt beschädigte Daten einzuspielen.
Ziele: höchstens 24 Stunden Datenverlust (RPO) und Wiederherstellung der Datenbank in unter einer Stunde (RTO).

Audit-Trail

Änderungen werden im Aktivitätsprotokoll (Audit-Trail) erfasst, das als Qualitätsaufzeichnung für Audits 5 Jahre aufbewahrt wird.
Die Historie eines Dokuments lässt sich mit einem Klick als PDF exportieren.
Das Ein- und Ausschalten des KI-Moduls wird mit Person, Zeitpunkt und Begründung protokolliert.

Rollen und Zugriff

Zugriffsprofile je Modul – kein Zugriff, lesen oder bearbeiten – sowie besondere Aktionen; was nicht erlaubt ist, wird verweigert.
Berechtigungen werden bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft; ein deaktivierter Benutzer verliert den Zugriff sofort.
Organisationen sind in der Datenbank durch Row-Level-Security auf jeder Tabelle mit Organisationsdaten getrennt.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Anmeldung mit einem zweiten Faktor aus einer Authenticator-App (TOTP), mit Wiederherstellungscodes.
Die Organisation legt fest, für welche Rollen die Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend ist.

Sehen Sie die Plattform mit Ihren eigenen Prozessen

Vereinbaren Sie eine kostenlose 30-minütige Demo der QMS-Plattform Kvaltix – unverbindlich.

Demo anfragen

Hosting der Anwendung und Datenbank	EU, Deutschland
Speicherung hochgeladener Dateien und Exporte	EU
E-Mail-Versand (Benachrichtigungen, Kampagnen)	EU
Entwicklungsinfrastruktur und nächtliche verschlüsselte Backups	USA/EU
KI-Anbieter – nur bei eingeschaltetem KI-Modul	USA

Nach Vertragsende	90 Tage (Export oder frühere Löschung auf Wunsch)
Anmeldeprotokoll	12 Monate
Aktivitätsprotokoll (Audit-Trail)	5 Jahre
Backups	7 tägliche, 4 wöchentliche, 12 monatliche – die älteste bis 12 Monate

Hosting in der EU

Verschlüsselung bei der Übertragung

Nächtliche verschlüsselte Backups

Geprüfte Wiederherstellung

Audit-Trail

Rollen und Zugriff

Zwei-Faktor-Anmeldung

DSGVO

Anbieter

Unterauftragsverarbeiter (nach Kategorien)

Aufbewahrung

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